ACTION N° 1 : Adopter une politique rigoureuse de prévision et de planification des achats.

Objectifs de l'action : Permettre via des actions de recensement et de consolidations des besoins - et l'instauration d'une culture de rétro plannings - l'établissement d'un plan annuel des achats et d'un plan annuel des marchés.

Conséquences de l'action : la réalisation d'économies d'échelles, l'instruction plus sereine et donc plus efficiente des dossiers d'achat, la diminution des risques juridiques d'instructions éclatées.

ACTION N° 2 : Mettre en place un travail en équipe pluridisciplinaire.

Objectifs de l'action : Permettre de créer des points de rencontre fonctionnels entre les différentes équipes impliquées dans le processus Achat (prescripteurs techniques, services Achat, service des Marchés, Services financiers, CAO, ...) et établir un décloisonnement des taches concourrant à l'instruction d'un dossier d'achat.

Conséquences de l'action : une meilleure définition de la logique d'achat, une meilleure maîtrise du planning interne, une diminution des incohérences des dossiers, des négociations et analyses des offres plus efficaces. D'une façon générale, le travail en équipe pluridisciplinaire instaure des compréhensions professionnelles réciproques ainsi qu'un regain de motivation des acteurs.

ACTION N° 3 : Instaurer une démarche contractuelle sur chaque achat.

Objectifs de l'action : Permettre sur chaque dossier d'achat de dépasser la question essentielle du « quoi acheter ? » formalisée essentiellement par le CCTP et de se poser la question « comment acheter ? » formalisée par les pièces administratives. Cette démarche est mise en oeuvre par une réunion de démarche contractuelle entre personnels techniques prescripteurs et les services Achats / Marchés où la meilleure logique d'achat sera définie en tenant compte de tous les paramètres du projets (fonctionnalités, délais, budgets, contraintes d'exploitation, ...).

Conséquences de l'action : optimisation des choix qui ont une influence considérable sur la qualité du processus achat (procédure de consultation, critères de sélection, nature des prix, clauses de propriété, modalités de livraison et mise en oeuvre, ...).

ACTION N° 4 : Acheter systématiquement au mieux disant.

Objectifs de l'action : Permettre d'instruire des dossiers avec l'assurance d'aboutir au choix de l'offre économiquement la plus avantageuse. Cette action passe par une réflexion poussée sur les critères de sélections des candidatures et des offres (démarche contractuelle) et par la fourniture obligatoire de rapports d'analyse complets aux instances décisionnaires (CAO, représentants du pouvoir adjudicateur).

Conséquences de l'action : Choix de l'offre économiquement la plus avantageuse avec très forte suppression des risques fonctionnels, économiques, financiers, juridiques et sociaux qui en découlent.

ACTION N° 5 : Pratiquer une veille technique et commerciale.

Objectifs de l'action : Permettre aux services prescripteurs de disposer d'une forte connaissance pour un marché économique donné sur les entreprises présentes, sur les produits et services à disposition et sur les pratiques commerciales du moment.

Conséquences de l'action : l'optimisation de la rédaction des cahiers des charges, l'adoption de bonnes démarches contractuelles, de meilleures évaluations des offres et des négociations optimisées.

ACTION N° 6 : Evaluer régulièrement les achats et les marchés.

Objectifs de l'action : Permettre de déceler les causes et origines des défaillances d'instruction qui ont mené à un achat de faible qualité afin de mettre en oeuvre des actions correctrices.

Conséquences de l'action : mettre en relief les phases d'instruction où un problème est survenu (définition du besoin, négociation, analyse des offres, ...) et les raisons pour lesquelles il est survenu (compétences, organisation, urgence, ...). Permet enfin d'engager des actions correctrices.